Menyusun dan Membuat Key Performence Indicator (KPI)

Dalam sebuah organisasi, perusahaan, industri atau instansi tertentu termasuk sekolah seringkali ada pertanyaan apakah organisasi atau sekolah itu maju atau tidak? Jika maju berapa tingkat kemajuannya. Untuk itu setiap organisasi, perusahaan, industri atau instansi tertentu ukuran kinerja harus diciptakan untuk mengukur kemajuan yang sudah dicapai.

Pengukuran kinerja bertujuan untuk meningkatkan kemajuan organisasi kearah yang lebih baik. Hasil yang diinginkan dan proses yang dilakukan untuk mencapainya, dapat menghasilkan pengukuran kinerja yang bermanfaat bagi organisasi tersebut. Terdapat banyak teori dan aplikasi untuk mengukur tingkat kemajuan sebuah organisasi, salah satunya menggunakan KPI.

KPI (baca kipiay) adalah singkatan dari key performance indicator. KPI disebut juga sebagai Key Success Indicator (KSI) adalah satu ukuran kuantitatif yang digunakan organisasi dalam mengukur atau membandingkan kinerja, dalam rangka memenuhi tujuan strategis dan operasional organisasi. KPI bervariasi antar organisasi bergantung pada prioritas atau kriteria kinerja yang ditentukan.

Dalam penyusunan key performance indicator sebaiknya ditetapkan indikator kinerja yang jelas, spesifik dan terukur (measurable). Menurut Darmin A. Pella (2008), sebuah indikator keberhasilan stratejik yang baik perlu memenuhi unsur-unsur berikut ini:

+ Ability of the organization to communicate their strategy for measures (sarana perusahaan mengkomunikasikan strategi ).

+ The selected measure adequately focuses on the strategic issue (terkait secara langsung dengan strategi yang dipilih perusahaan).

+ Quantifiable, can be evaluated objectively (bersifat kuantifitatif dan dapat dievaluasi secara obyektif).

+ The measures are quantifiable, reliabled and repeatable (dapat dihitung secara kuantitas dan dapat dibuat siklus pengukurannya).

+ The frequency of updates are meaningfull (frekuensi pemutakhirannya bermanfaat).

+ Meaningful targets for improvement are established (penetapan target untuk perbaikan dapat dilakukan).

+ External benchmarking is feasible and/or desirable (pembandingan dengan organisasi lain dapat dilakukan).

+ Validity of measures – not old unvalid measures (pengukurannya masih valid).

+ Availability of data and resources (data dan sumber daya tersedia).

+ Cost of measures not more than benefit of measures (biaya pengukuran tidak boleh melebihi manfaatnya).

Setelah kita merumuskan KPI untuk setiap sasaran strategis yang ada, maka tahapan berikutnya adalah menentukan angka target untuk setiap KPI.

Misalnya untuk KPI ketuntasan nilai peserta didik kelas X SMK Negeri 1 Bangil diatas KKM (Kriteria Ketuntasan Minimal) ditetapkan angka target nya adalah 99% dari jumlah peserta didik kelas X, sementara untuk peningkatannya sebesar 1%, dst.

Penetapan angka target ini ditetapkan dengan metode SMART (Specific, Measureable, Achieveble, Relevant dan Time) dengan penjelasan sebagai berikut:

+ Specific yaitu target harus bersifat spesifik, detail dan terfokus. “Obyeknya adalah kelas X paket keahlian Multimedia.”

+ Measurable : dapat diukur “Nilai ketuntasannya (diatas nilai KKM) minimal 99% dari seluruh siswa kelas X Multimedia.”

+ Achievable : target yang telah ditetapkan merupakan hal yang realistis dan dapat dicapai (achievable) ada nilai atau hasil peningkatan“peningkatan sebesar 1% dari nilai semester sebelumnya”.

+ Relevant : target yang dipilih merupakan aspek-aspek yang relevan dan berkaitan dengan tugas pokok.

+ Time : waktu untuk mencapai target tersebut / deadline “Pada akhir semester genap”.

Dengan angka target yang telah ditetapkan maka langkah selanjutnya menentukan program pengukurannya. Berapa durasi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan monitoring dengan siklus pengukurannya? Semakin realtime semakin bagus, dimana setiap saat dapat dipantau kondisi nilai dari siswa sehingga pihak-pihak terkait dapat segera mengambil langkah untuk perbaikannya. Tetapi jika hal itu belum memungkinkan, maka durasi/siklus bulanan dapat digunakan untuk melakukan monitoring nilai siswa.

Disamping durasi/siklus monitoring pertu ditetapkan standart penilaiannya. Nilai-nilai apa saja yang menjadi subyek pengukurannya. Misalnya nilai UH (Ulangan Harian), jika UH yang dijadikan subyek pengukuran maka berapa nilai UH yang akan diukur. Berdasarkan permendikbud nomor 66 tahun 2013 tentang Standar Penilaian Pendidikan, yang dimaksud dengan ulangan harian (UH) merupakan kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk menilai kompetensi peserta didik setelah menyelesaikan satu Kompetensi Dasar (KD) atau lebih.

 

Dengan data-data tersebut maka key performance indicator (KPI) dapat dibangun. Hasilnya adalah ada data (dalam bentuk grafik) tentang perkembangan jumlah siswa yang lulus KKM setiap bulannya. Sehingga pemangku kepentingan Waka Kurikulum, Litbang, WMM ataupun kepala sekolah dapat melakukan analisa dan mengambil kebijakan selanjutnya.